El sistema de información es un conjunto de elementos que tienen interacción entre ellos y poseen una finalidad que generalmente está relacionada con la satisfacción de una necesidad. Toda actividad o empresa que puede desarrollarse en áreas como los negocios, la medicina, las ciencias sociales o la química, necesitan tener un sistema de información.
Un sistema de información se compone de distintos elementos tales como los objetos, las personas, los datos, los minisistemas, entre otros. Esta disciplina tiene su origen al ser una rama de la computación, pero cualquier cosa que tenga distintos componentes o subsistemas que sirvan para almacenar y recolectar datos, pudiendo otorgar una información determinada, se considera un sistema de información, sea formal o informal.
Es importante tener en cuenta que este término se usa actualmente como sinónimo de sistema de información informática, sin embargo, el concepto de sistema de información es de mayor amplitud que el informático.
Características del Sistema de Información
Personas
Las personas colocan la información de alguna manera usando medios digitales, informáticos o de forma manual, para la creación de una base de datos en la cual se albergará la información.
Recopilación de la Información
Esta es una de las características más importantes de los sistemas de información porque a través de ella se almacenan, se recolectan y se incorporan información o datos de carácter cuantitativo o cualitativo, los cuales se explican a continuación.
- Información cuantitativa: se usa en diversos ámbitos y está compuesto de variables duras tales como el sexo, el peso, el nivel de ingresos, el nivel social, el nivel económico, etcétera.
- Información cualitativa: se refiere a las llamadas variables blandas del mercado. Estos datos son utilizados en investigaciones de mercado en las que sea posible detectar momentos o hábitos de compra, tipos de consumidores o clientes, entre otros.
Actividad
En la actividad se desarrolla el poner en acción a las personas con la finalidad de que almacenan la información que se busca con los recursos que estén disponibles. Al mismo tiempo, la actividad se ordena de la forma siguiente:
- Recopilar la información.
- Almacenar los datos.
- Procesarlos.
- Distribuir la información.
Recursos
Tomando en cuenta el tipo de información que se quiera guardar, los recursos serán distintos en todo caso. Se puede hacer uso de cuestionarios o encuestas, investigación o censos y observación de campo para obtener alguna información en específico.
Seguridad y Retroalimentación de los datos
Los sistemas de información necesitan tener algún tipo de retroalimentación. Esto significa que los datos ingresan de nuevo cuando han salido del sistema de información, pero de una manera distinta, normalmente con más información y mejor elaborados.
También es muy importante tener presente que la recopilación de los datos y el cuidado de estos debe realizarse con seguridad, haciendo uso de un sistema de datos seguros para impedir que esta información sea robada o se extravíe.
Objetivo
El objetivo principal de todo sistema de información es conseguir datos determinados para obtener un nivel de complejidad mayor. También el objetivo de la información puede consistir en adivinar fenómenos o comportamientos de los cuales se puedan crear hipótesis con la información que se consiga.
Aplicaciones
Hay distintos usos, tomando en cuenta el tipo de organismo que se emplea en los sistemas de información. Pero a rasgos grandes se entiende que las utilidades o usos principales de estos son:
- Ser útil a la hora de tomar decisiones.
- Automatizar los distintos procesos operativos.
- Obtener ventajas competitivas.
Calidad
Cualquier sistema de información se evalúa y se mide por los datos que consigue y por su fidelidad, la calidad de los distintos componentes también debe ser evaluada. La calidad se define como el sistema de supervisión o de control con el cual los errores se corrigen.
Ventajas de los sistemas de información
- Administrar los activos intangibles y tangibles, siendo una importante herramienta en las organizaciones de hoy en día.
- Minimizar el costo de la mano de obra al optimizar tareas, tiempos, rutinas, entre otros.
- Hacer más fácil la detección de problemas, la innovación y la resolución.
- Ser una de las mayores fuentes de ventaja competitiva en el ambiente empresarial y de los negocios.
Clasificación y/o Tipos de los sistemas de información
Los sistemas de información se dividen en:
- Sistemas informales: usan estructuras elementales, antiguas o artesanales como papel, lápiz, hoja, etcétera.
- Sistemas formales: hacen uso de medios basados en estructuras sólidas o computadoras para obtener sus objetivos o metas.