El informe es una forma de texto que se utiliza principalmente en el trabajo periodístico, por lo que se conoce principalmente de los medios impresos (periódicos, semanarios, etc.). Por lo tanto, el informe está destinado principalmente a proporcionar información sobre el curso de acción y preparar los hechos y características recopilados para el lector.
El lenguaje del informe es sobrio, fáctico y claro. Además, solo se usa el tiempo pasado en el informe y no se embellece la trama real. Aunque el lenguaje es bastante breve, describe todos los eventos importantes.
Características de un Informe
Sencillo y rápido
Un informe debe ser legible y elaborado en un lenguaje conocido. Este tipo de estilo de lenguaje simple se utiliza en la preparación del informe.
En la medida de lo posible, es mejor omitir el lenguaje científico o técnico de los informes, a menos que sea inevitable.
En caso de que los informes sean de carácter regular, es preferible usar un lenguaje más o menos estandarizado.
Se debe preparar y presentar un informe dentro de un período corto de tiempo. La información retrasada es información negada. Al mismo tiempo, no se debe renunciar a la exactitud de la información a costa de lograr el objetivo de prontitud.
Comparabilidad y consistencia
A veces se prepara un informe con alguna información comparativa. En este caso, se compara una información estándar con información real. Si no es así, la información del año actual se compara con la información del año pasado.
En ciertos casos, la información prospectiva se prepara con mucha antelación y se compara con la información real. El principal objetivo de la comparabilidad es resaltar las variaciones significativas.
Un informe debe prepararse para muchos años a partir del mismo tipo de información y datos estadísticos. De ser así, existe la posibilidad de elaborar un informe en consistencia. Es posible si se utilizan los mismos principios y conceptos para recopilar, clasificar, tabular y presentar la información. El uso del informe aumenta a través de la consistencia.
Puntualidad
Si un informe se recibe tarde, no tiene sentido preparar dicho informe y no sirve para la gestión. Si el informe se presenta a tiempo, se pueden tomar las acciones necesarias.
Obviamente, los datos son más valiosos cuando los eventos están frescos en la mente de los usuarios. El elemento de tiempo que transcurre entre los eventos y el informe determina en gran medida el valor de los informes.
Control
- Los informes deben dar detalles completos de las variaciones favorables y desfavorables.
- En el caso de variaciones desfavorables, el informe debe contener un mensaje sobre las variaciones desfavorables que son controlables en ese punto.
- Si es así, el nivel de autoridad apropiado puede tomar acciones correctivas controlables.
- Además, algunas variaciones desfavorables que están fuera del control del ejecutivo que recibe el informe deben mencionarse por separado o resaltarse en el informe.
Principio de excepción
Se debe seguir el principio de excepción al preparar y presentar los informes. Si es así, los puntos problemáticos y/o las áreas prioritarias que iluminan están llamando la atención y la acción.
En este caso, se derivan algunos beneficios, como que los asuntos esenciales solo se incluyen en el informe para el usuario del informe, es posible una mayor concentración y se incluyen datos mínimos en el informe. Aunque, este principio tiene un uso limitado.
Frecuencia de los informes
La frecuencia de los informes debe decidirse con suficiente anticipación de acuerdo con la naturaleza de la información y su propósito. Significa que los informes deben ser enviados regularmente cuando son demandados o requeridos. Por lo tanto, algunos informes pueden enviarse diariamente, algunos semanalmente, algunos una vez cada diez días, algunos quincenales, algunos mensuales, etc.
Buena forma y contenido
Los siguientes puntos deben ser considerados al redactar un informe.
- Se prepara un informe en párrafos bien clasificados con encabezado y subtítulos adecuados si es posible.
- El título del informe explica el propósito para el cual se prepara el informe y el período cubierto por el informe.
- El título también permite señalar las personas que necesitan el informe.
- Si se van a dar cifras estadísticas, sólo las cifras significativas se dan en el cuerpo del informe y otras cifras detalladas se deben dar en el apéndice.
- Los informes deben contener hechos y no opiniones. Las opiniones se dan si es necesario.
- El informe deberá contener la fecha de su elaboración y la fecha de presentación.
- A veces se prepara un informe sobre la base de la solicitud realizada por la dirección. En caso afirmativo, el informe deberá llevar el número de referencia de dicha solicitud o carta.
- Un informe se prepara para satisfacer un solo propósito. Se prepararán informes separados para diferentes temas.
- El contenido del informe debe estar en una secuencia lógica.