En la administración se rige, se gobierna o se dirige una empresa, oficina, un bien o una institución que puede pertenecer o no a la persona que lo administra.
En este proceso se desarrollan la organización, planeación, control y dirección del procedimiento con el objetivo de obtener propósitos definidos usando recursos humanos, económicos, técnicos y materiales y sentando base en técnicas y herramientas sistematizadas.
La administración también se concibe como una ciencia porque está validada por el método científico para crear teorías y conceptos, realizar ensayos sobre las mejores maneras de alcanzar los objetivos que tiene la organización que se administra. Está basada en técnicas relacionadas a la obtención de un objetivo con eficiencia y eficacia.
Como cualquier ciencia, tiene un impacto en la vida del ser humano porque sus aciertos y errores producen efectos en la manera en la cual una institución, familia, gobierno o empresa se desarrolla. Esta disciplina tiene la tarea de encontrar una mejora constante en la gestión de recursos materiales y personales. Se orienta a encontrar la efectividad.
¿Cuáles son las características de la administración?
Interdisciplinaria
La administración se ayuda de otras ciencias que se relacionan con la eficiencia del desarrollo laboral tales como psicología, sociología, economía, derecho, matemáticas, antropología, contabilidad, ingeniería industrial, ingeniería humana, ergonomía y cibernética.
La misma administración es considerada una ciencia porque se constituye por una agrupación de conocimientos en los cuales se incluyen teorías, conceptos y principios.
Esta disciplina tiene el interés de explicar la manera en la que las organizaciones actúan y se compone de un grupo de normas, reglas y procedimientos para alterar ese comportamiento.
Multifacética
Tomando en cuenta la naturaleza de este procedimiento, la persona que ejerce la administración debe tener distintos roles tales como:
- Organizador: pone en orden los datos referidos a la persona que desempeñará la acción, la forma en la cual la realizará. en el orden y en el momento en el que lo hará.
- Planificador: un administrador fija los propósitos, políticas y estrategias organizacionales haciendo uso de un mapa estratégico, el cual puede ser formal o informal. Lo recomendable es que utilice el análisis FODA para desempeñar esta tarea.
- Director: su tarea es ser el líder del equipo, debe elegir decisiones basándose en modelos intuitivos y lógicos.
- Vocero: desempeña las tareas que incluyen relacionar la autoridad con otros, tales como estar presente en lanzamientos, en inauguraciones, motivaciones, disciplina y contratación de empleados. También establece fuertes relaciones con partes externas o internas que proveen datos útiles para la labor gerencial.
- Controlador: establece comparaciones en lo realizado, y en las metas y objetivos fijados. El propósito de esto es conocer las posibles variaciones del plan y tomar las medidas que se necesitan para corregir estas eventualidades.
- Decisor: supervisa e inicia proyectos nuevos, controla discusiones, delega tareas, toma acciones de corrección y maneja momentos de crisis.
- Diseminador: ofrece datos importantes de oficiales a los participantes de la organización.
- Vigilante: presta atención a la información del ambiente que puede hacer daño a las operaciones de la administración.
- El administrador puede realizar todas estas funciones de manera simultánea.
Flexible
La administración funciona de una forma u otra de acuerdo a los requerimientos en particular que tiene toda organización. Esta característica es sumamente importante en la actualidad debido a que los cambios del ambiente y exigencias grandes de mercado obligan a realizar una enorme capacidad de adaptación en cualquier nivel.
Universal
Cualquier institución social sea ejército, Estado, iglesia, empresa, familia, etcétera, o un sistema político en cualquier país del mundo requiere un sistema de recursos y de medios coordinados que se consiguen al realizar una administración. Por esta razón, tomar decisiones de qué, cuándo, cómo, en qué orden, con qué recursos y quién hace las tareas es sumamente importante en la administración.
Vinculante
Todo miembro de la organización ofrece un aporte al éxito del objetivo común. La administración necesita de una distribución de tareas y de roles junto a la elaboración de una línea de producción en la cual los procedimientos tengan áreas específicas y un orden definido para ejecutarse.
Instrumental
Este es el medio a través del cual se consigue la efectiva y correcta funcionalidad del organismo social al cual es aplicado.
Posee unidad temporal
El procedimiento es continuo a través del ciclo de vida que tiene la organización. Cada una de las partes del proceso de administración existen de manera simultánea, aún cuando este procedimiento tiene diferentes etapas comprendidas.
No requiere propiedad pero sí implica meritocracia
Las personas encargadas de administrar no son necesariamente los dueños de la organización. Sin embargo, se entiende que aquella persona que administra debe tener algunas cualidades, conocimientos y actitudes tales como liderazgo positivo, comunicación efectiva, capacidad de organizar, planificación, previsión, disposición al aprendizaje, capacidad para resolver y delegar conflictos, cooperación, conocimiento de las funciones administrativas y de la tecnología.