Una carta formal se define como el documento que se realiza a una persona conocida o desconocida y/o a una autoridad en un contexto que aborda una actitud formal. Esta clase de comunicación escrita es usual en ámbitos académicos, laborales y en algunos escenarios sociales.
Características de la Carta Formal
Usan un lenguaje respetuoso
En la carta formal se emplea un lenguaje muy formal, como su nombre lo indica. En todo el contenido de la comunicación, quien lea la carta debe tener la percepción de que está siendo tratado con atención y respeto.
En este documento se incluyen los títulos de los cargos del remitente y en caso de que lo requiera, el título que porta.
Son principalmente informativas
El objetivo principal de las cartas formales es informar. Estos datos pueden tener características novedosas para el receptor y también puede servir como recordatorio de alguna conversación o tópico tratado con anterioridad.
En todo caso, este documento no es un medio para saludar o contactar con el remitente. La función en específico es entregar una información a través de un contexto en específico.
La información se entrega de manera precisa
Cuando se realiza la redacción de estas comunicaciones es obligatorio desechar párrafos de relleno, frases rebuscadas o datos que no sean necesarios para el interés de quien lee la carta. Todo el documento debe tener información valiosa que se exprese de forma precisa, respetuosa y con fluidez.
Tienen brevedad
Debido a que tienen un objetivo muy específico, otra de las características de las cartas formales es su breve extensión. Se intenta evitar que el lector de la carta invierta mucho tiempo para leerla.
La intención de la misma es que el contenido del documento se absorba rápidamente. Por eso es trascendental que las cartas formales no incluyan párrafos largos o innecesarios.
Elementos protocolares en su estructura
- Se agrega información sobre los cargos desempeñados por el remitente y el emisor, junto a los nombramientos que sean requeridos mencionar.
- Se dirigen a personas conocidas y también desconocidas
- Los receptores remitentes de estos documentos pueden ser individuos conocidos o desconocidos por el emisor.
- No debe tener faltas ortográficas
- En cualquier documento se deben evitar las faltas ortográficas, principalmente en una carta formal.
Características de las Partes de la Carta Formal
De forma ordenada, las partes de una carta formal son:
Lugar y fecha
Esta información se coloca en la zona derecha superior del documento, pero también se puede ubicar en la parte izquierda superior. Primero se escribe la ciudad y después la fecha con formato del día, el mes y el año actual.
Encabezado
Se coloca el remitente de la carta incluyendo su tratamiento y su nombre completo. En la línea de abajo se menciona el cargo del remitente o el título del mismo.
Saludo
Esta característica conlleva una sola línea porque la intención del documento formal es tener precisión, respeto y dirigir una información de forma directa.
Introducción
Es el primer párrafo del documento en el cual se especifica de forma clara la razón del escrito. En la introducción se explica el planteamiento principal y lo que se desea obtener del remitente.
Cuerpo
- Es el desarrollo de la carta. En esta parte se incluyen los datos que complementan a la razón principal del documento expuesta en la sección anterior.
- Este párrafo no debe tener mucha extensión, debe estar escrito siempre de la forma más precisa pero es muy importante que la comunicación no se entregue incompleta al pretender que esta tenga mucha brevedad.
- El equilibrio debe predominar en la extensión de la carta entre un contenido breve y preciso para que toda la información se entregue al remitente.
Despedida
Esta parte se coloca al final del documento. La despedida sirve para retomar la idea principal de la carta de manera resumida y rápida, También en esta sección es posible añadir una frase amable y afectiva para terminar la información.
Firma
Es la última parte en la carta formal. En esta sección se escribe el nombre completo del redactor del documento junto a su título o su cargo, según se requiera.
El nombre se coloca junto a la firma. En el caso de las cartas formales, es común que se utilice la misma firma usada en documentos de carácter legal. Esta puede ser escrita a mano o también colocarse como firma electrónica.
Otros
Sí la carta formal se dirige desde una organización o institución de carácter formal, entonces en este caso se añade un logotipo en la zona derecha superior.